Где и как должно храниться описанное предприятие? Очевидно, по тем отделам, где оно ведется. Но это касается бумажного хранения. Что же касается электронной версии, то ее можно свести в единый Образ Предприятия, состоящий из нескольких частей:
1. Описание Устройства.
2. Должностные обязанности и их изменения.
3. Отчетность.
4. Текущая переписка.
Главная задача подобного хранения — как только потребовалось, управляющий должен иметь возможность получить любые сведения о своем предприятии и состоянии дел на нем, просто заглянув в компьютер на своем столе.
А теперь, когда устройство Делопроизводства в общем описано, можно перейти и к более интересным темам, более близким к магии.
Глава 5. Привратник
В Делопроизводстве есть еще одно очень хитрое дело, кроме бумажных дел. Это работа секретарей при управляющих. Хотя правильнее было бы сразу назвать их не секретарями, а помощниками. В первую очередь, конечно, Помощник Управляющего предприятием.
Секретарь, если верить словарю, — это работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения. Секретарь Управляющего, конечно, заведует и его перепиской. Но в хорошем предприятии у него для этого должны быть отдельные писцы. Задачи же у него гораздо сложнее.
И вообще, это очень сложное место, и совершенно не правы те предприятия, которые на нем держат «девочек». Это место для одного из хозяев предприятия. И вовсе не женское. Точнее, его может занимать как женщина, так и мужчина из числа тех, кто болеет за все дело и ощущает предприятие своим. Поэтому я пишу название этой должности с большой буквы — Помощник Управляющего.
У Помощника Управляющего, как я уже сказал, для писцовых работ должны быть свои писцы. Он же сам работает стражем Управления. Поэтому он сидит у дверей, которые олицетворяют Хозяина, и заведует входами. Он Привратник в высоком смысле этого слова. Телефоны тоже в его ведении, потому что они тоже являются дверьми в Управление. Тем предприятиям, где у врат Управления оказывается прирожденный Помощник, сильно повезло. Это товар штучный и редкий.
Если в отношении всяческой письменной работы все довольно просто — ее надо делать по образцам или в соответствии с желанием управляющего, — то в отношении работы Помощника есть над чем потрудиться психотехникам.
Каким-то образом до обучающегося на должность Помощника Управляющего надо донести, что он получает зарплату, только если Управляющий ее для него заработал. Иначе говоря, от заботы Помощника об Управляющем прямо зависит производительность фирмы и его собственное благосостояние.
Но это значит, что Помощник должен заботиться не собственно об Управляющем, а именно о дееспособности и производительности предприятия. Об Управлении. А выражается это в том, что он распределяет силу Управляющего, бережно расходуя ее, когда отводит время для встреч и дел.
Бережно — это самое главное! Четко видя, что это лично он с помощью такого прекрасного работника, каким является Управляющий, делает дела предприятия. А раз работник такого уровня, кто может сделать все эти дела, у него один, то и надо беречь его силы, как крестьянин бережет собственную лошадку. Надо думать и о том, как выглядит Управляющий, насколько он ухожен — по этому судят о делах на предприятии. И о том, обладает ли он всем необходимым, начиная с ручки и носового платка и кончая информацией и нужными работниками, ждущими за дверью, когда отправляешь его на важные переговоры. И о его семье кто-то должен подумать. И о том, чтобы защитить его от обид подчиненных. И о том, чтобы у него нашлось несколько минут для сна между важными встречами...
Для того, чтобы соответствовать своему месту, Помощник очень хорошо должен представлять себе устройство предприятия и то, как сила идет по Жиле, то есть обращение силы или суть производства.
Как только он начинает понимать, от кого зависит прибыль предприятия, он расставляет всех возможных посетителей Управляющего в соответствии с их значимостью для дееспособности предприятия. Соответственно, он научается оценивать и значимость документов, исходящих от управляющего, и никогда не отложит важный документ в конец очереди.
Более того, разобравшись с устройством предприятия, Помощник начинает перенаправлять поток желающих поговорить с Управляющим к тем работникам предприятия, кто и должен вести такой разговор по должности.
По сути, Помощник должен чувствовать себя продолжением Хозяина предприятия и работать в паре с управляющим. Как только это приходит, Управляющий обретает еще одну дополнительную, но очень важную возможность. Он обретает Право на ошибку.
Ошибаться может любой человек, просто оговариваться или принимать решение по незнанию. Хороший управляющий — это решительный управляющий. Но чем решительнее управляющий, тем выше риск ошибиться.
И вот тут очень важно, чтобы работники, непосредственно передающие его распоряжения, то есть помощники и заместители, вовремя замечали ошибки и бережно показывали их Управляющему, а не слепо исполняли, перекладывая на него всю ответственность.